Digitalisation de la légalisation des signatures et des copies conformes au Maroc

C’est la fin annoncée d’une procédure, avec ses files d’attente, temps et ressources perdues et certains comportements révoltants, qui devenait pour le moins anachronique. La légalisation des signatures et la certification de la conformité des copies aux documents originaux par les communes et les arrondissements du Royaume vont passer à leur tour par le bistouri de la digitalisation. Ainsi en a décidé le ministère de l’Intérieur, via la Direction générale des collectivités territoriales (DGCT), qui vient de lancer un appel à manifestation d’intérêt dans ce sens.

Un contrat sur une durée de 6 ans

Le montage financier des candidats intéressés doit comprendre une présentation des modalités de financement basées sur une moyenne de 2.400 bureaux de légalisation et de copie conforme, pour un contrat de prestations sur une durée de 6 ans. Les dossiers sont à déposer avant le 26 avril 2023.

La démarche, on ne peut plus salutaire, tombe à point nommé. Il s’agit en fait de la mise en œuvre des principes constitutionnels de 2011, notamment celui de la bonne gouvernance et des orientations royales en matière de numérisation de l’Administration, l’État ayant mis en place des stratégies de transformation numérique permettant de dématérialiser les procédures administratives, améliorer la qualité des services rendus aux citoyens et le climat des affaires aux entreprises. Désormais, c’est du concret s’agissant des métiers des collectivités territoriales.

Un cahier des charges ambitieux

L‘appel à manifestation d’intérêt lancé par le ministère de l’Intérieur comporte un cahier des charges plutôt ambitieux. Le prestataire sera tenu, entre autres, de fournir, paramétrer et déployer la solution en mode cloud, d’administrer ladite solution et les activités y afférentes (création des comptes utilisateurs, disponibilité du système en l’occurrence, reporting, mises à jour nécessaires, etc.) via ses propres moyens humains, matériels et logistiques. Il aura également à assurer la formation des utilisateurs du back-office à sa propre charge et la maintenance de ladite solution et support technique aux utilisateurs du back-office. Il devra intégrer les évolutions fonctionnelles et techniques garantissant l’amélioration continue des services fournis et héberger la solution dans un cloud souverain qui doit être validé par la DGCT.

À l’arrivée, une plateforme nationale sera mise en place. On y retrouvera des espaces dédiés aux fonctionnaires de la commune ou arrondissement chargés de la légalisation des signatures et de la certification de la conformité des copies aux documents originaux, et d’autres consacrés aux usagers. Le prestataire doit assurer l’authentification à travers le service d’identification et d’authentification des usagers des services numériques fourni par la Direction générale de la sûreté nationale (DGSN). Le prestataire peut proposer d’autres types d’authentification qu’il juge plus efficaces (reconnaissance faciale, etc.).

Il devra aussi fournir un outil de suivi interne des demandes en cours et de leur état d’avancement, mais aussi un outil de suivi à distance pour les usagers. Ces derniers doivent à tout moment être capables de consulter visuellement l’état d’avancement de leur demande.

Des e-services payants ?

Un module de paiement en ligne doit également être proposé, pour offrir des moyens de paiement des services (en ligne, par agences de paiement intermédiaires…), ce qui présage du fait qu’au moins certains e-services de la plateforme seront payants. De même, un module de signature électronique doit offrir les mécanismes nécessaires à la signature électronique des différents documents juridiques produits tout au long des processus automatisés.

La plateforme proposée doit être multi-entités, permettant ainsi de gérer sur une même plateforme l’ensemble des communes et arrondissements du Royaume selon une architecture distribuée, tout en garantissant l’étanchéité des données et les performances requises. La plateforme doit être multilingue dès sa mise en ligne, et les e-services de légalisation des signatures et de certification des copies conformes des documents doivent être lancés dans deux versions en langues arabe et française.